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中层干部承上启下,在企业中起到重要的作用,首先需要对高层负责,向高层汇报工作,接受高层的考核,同时中层干部要分配部门员工的工作,考核部门员工,有时候还会涉及很多具体工作,中层干部还会与其他平级部门打交道,甚至与企业外的一些机构打交道,工作非常复杂。
不管再复杂的事情,都是有章可循的,中层干部应从自身的影响力,工作之外的沟通协调再做些加强。下面几个做好中层干部的要点:
一、制定规章,按规章办事
不以规矩不成方圆,任何事情都是这样,何况中层干部要管理的是一个部门。规章制度能规范和指导企业员工的行为,能分清员工的职责,没有规章是不行的,尤其是规模较大的企业和部门,应有规章对管理者职责、权限进行规定,对员工的岗位工作和工作交接作详细的描述,这样无论是对管理者施行管理,还是对员工的培训、岗位的调整都有好处。
中层干部必须有明确职责、权限。究竟这个中层干部的岗位职责是哪些,管辖的范围有多大,管辖的人员是哪些,必须明确,并且公司要向企业所有人员通报。只有这样中层干部才能真正代表企业或者代表部门来开展工作,否则,中层干部与平级部门工作交接会产生不信任感,管理下属也会有难度。一个中层干部要管好自己的下属,应具备五个基本职责,即分配工作、检查工作、业绩评估、惩戒下属、雇佣员工,如果高层没有这些授权,这个中层干部最多只能得到员工象征性的尊敬,工作是不可能开展好的。工作中还有“权限”的问题,如资金使用权限、金额大小,产品销售价格的底线等,这些落实好以后可以减少反复请示、汇报的复杂程序,提高工作效率。既然职责、权限明确了,高层就不能越级干预员工的工作。如果出现高层越级干预员工的工作,员工多数会按高层的旨意去做,中层干部就会被架空,自然也就没有威信。高层过多的越级干预还会出现工作混乱,团队效率不高的现象。如公司的总经理发现员工迟到、不带上岗证等,最好不要直接去批评员工,去提醒该部门以及人力资源部的中层干部,让他们来处罚。
部门的规章,尤其是考核方面的规章,应向部门员工公布,最好是大家签字认可。这样当你拿出来要考核员工的时候,他就没有话说了。当员工干出成绩,你要奖励的时候,别人也觉得是公正的。我对考核条款一般会这样来制定:员工出错,当事人承担40%的责任,主管领导(可能是中层干部)承担30%的管理责任,部门其他相关人员承担另外30%的协作责任。这样的规定,能体现团队精神,处罚完以后,主管马上主持当事人及相关人员一起来讨论甚至是培训,杜绝类似事件发生。
规章制度也有很多的不足:第一,具体开展工作需要做计划,需要解码,不能只靠规章。如企业要进一批货,就不能只靠规章,而需要进行策划:具体数量是多少、到哪里买、需要多少钱、什么时候交货、交货地点在哪里、用什么样的验收标准、付款方式如何等等。第二,规章始终存在缺陷。这样的事情是出现过的:一些文件迟迟没有打印出来,追问这事的时候知道是打印机没有墨水了。问打印文件的同志为什么不加墨水,回答是没有规定他来加,问为什么不反馈,回答依然是没有规定他反馈。想想看,哪一家企业会以规章的形式规定办公室打印机墨水由谁来加,由谁反馈没有墨水,下班以后由谁关门、关灯等等。要绝对按规章办事,会出现很多复杂的问题。所以企业要靠规章来规定员工的行为,但又不能绝对只依靠规章。
二、塑造有影响力的个人形象
台湾首富王永庆说“一只老虎可以把一群羊带成老虎,一只羊可以把一群老虎带成羊。”中国惠普也奉行一句话“自己做不到的不要求员工做。”如果我们对自己的员工不满意,先检讨一下自己,是不是自己也是一样。如果自己也是一样,那就先改掉自己的毛病,再要求员工。
不推卸责任。在向高层汇报工作时,中层干部要做到“有功劳是大家的,有责任是自己的。”因为在高层面前,职责划清了,工作范围划清了,这个部门要有什么不对,也是这个部门中层干部的不对,高层是不会愿意听取任何解释和辩护的。如果非要把责任推给员工,员工也会往下推,如工具不好使啦,工期不够啦,工作环境有问题啦等等。如果中层干部自己检讨,勇于承担责任,并表态要加强管理,员工也会配合。
自觉遵守公司的规章制度。规章制度不是领导制定,员工遵守,而是协商制定,共同遵守。很多企业,制度制定得很合理,但执行不下去,仔细想想,很多时候是中层干部甚至是高层领导的自我破坏所致。中层干部如果上班拖拖拉拉,经常迟到早退,员工也会效仿,如果处罚他,他会抵触,说你作为领导不也这样吗?如果不处罚,大伙都迟到早退,摊子就乱了,部门也就没法管了。